Канбан — это метод управления проектами в IT и часть Agile. Его используют, чтобы визуализировать задачи, над которыми работает команда. Расскажем, что такое Kanban и как работают его доски.
Канбан — эффективный способ управлять потоками интеллектуальных задач. Он основан на простой и наглядной системе карточек. При помощи Kanban визуализируют процессы и следят за дедлайнами.
Канбан как метод управления задачами и рабочими процессами возник в Японии в середине XX века. Его история начинается с компании Toyota, где методику разработали в рамках системы «бережливого производства» (Lean). Основной целью канбана стало улучшение производительности и уменьшение потерь, что было важно в условиях послевоенной Японии с ограниченными ресурсами.
Изначально его использовали не только на производстве. Само слово «kanban» в переводе с японского означает «визуальная карточка» или «сигнальная доска». Тогда это была физическая доска с прикрепленными к ней карточками, которые передвигали работники. Их применяли для визуализации работы на различных стадиях производственного процесса.
Когда материалы или компоненты использовались, работники размещали карточку на определенное место, что служило сигналом для пополнения запасов. Таким образом, канбан позволял не допускать избытка ресурсов и обеспечивать точное количество необходимых материалов в нужное время.
Со временем канбан стали использовать не только на производстве, но и в сфере услуг, особенно в IT-индустрии.
В начале 2000-х годов методология канбан стала популярной среди команд, занимающихся разработкой софта, в которой необходимо было управлять большим количеством задач и изменяющихся приоритетов.
Этот инструмент взяли на вооружение создатели гибкой методологии разработки. Он стал важной частью философии Agile.
Канбан используют для управления задачами и рабочими процессами. Его главная цель — оптимизация работы команды и повышение эффективности выполнения задач. Внедрение этого инструмента позволяет командам достигать ключевых целей и улучшать процессы.
Основные цели канбана:
Визуальное отображение задач на доске помогает членам команды лучше понимать, на какой стадии находится каждая задача, что требует немедленного внимания и где случаются проблемы.
Внедрение канбана помогает сократить время на мониторинг задач и распределение ресурсов.
Канбан помогает уменьшить время, необходимое для выполнения задачи. Это достигается за счет ограничения незавершенной работы (Work In Progress, WIP).
В отличие от традиционных методологий, таких как водопад (Waterfall), канбан не требует строгого планирования и позволяет адаптироваться к изменениям в процессе работы.
Это особенно важно в динамичных средах, например, в IT, где приоритеты могут часто меняться. Канбан позволяет сократить время на разработку новых функций и быстрее реагировать на обратную связь от пользователей.
Канбан-доска, доступная всем участникам команды, визуализирует общую картину работы над проектом, что позволяет избежать недопонимания. Это особенно важно в распределенных командах, в которых сотрудники зачастую работают удаленно.
Канбан предусматривает регулярный анализ и оптимизацию рабочих процессов. Например, компании, внедрившие канбан, могут использовать метрики, такие как время цикла (cycle time) и скорость потока (throughput), для измерения производительности и выявления узких мест.
Регулярный анализ данных позволяет улучшать процессы на основе фактической информации, что ведет к росту эффективности.
Рассмотрим основные понятия этого инструмента планирования, на которых строится работа с ним.
Канбан-доска — визуальный инструмент, который используется для управления задачами и проектами. Она разделена на колонки, каждая из которых представляет этап рабочего процесса, начиная от поступления задачи до ее завершения. Колонки могут варьироваться в зависимости от конкретного процесса, но обычно включают стандартные этапы: «запланировано», «в работе» и «завершено».
Каждую задачу в канбан визуализируют при помощи карточки. В нее размещают информацию о задаче: описание, назначенный исполнитель, срок и другие детали. Карточки перемещаются между колонками по мере продвижения работы, что помогает команде отслеживать прогресс.
Статусы карточек указывают на текущую стадию выполнения задачи. Основные статусы: «назначена», «в процессе», «на проверке» и «готово». Благодаря им, вся команда может видеть, на каком этапе находится каждая задача и что нужно для ее завершения.
Каденции в канбане — регулярные встречи или события, которые помогают команде оценивать и улучшать рабочий процесс. Существует семь основных видов каденций:
Важнейший принцип канбана — ограничение количества незавершенных задач, или WIP (Work In Progress). Лимиты WIP устанавливают для каждой колонки на доске.
То есть команда прописывает, сколько задач может быть одновременно в работе на доске. Это ограничение помогает избежать перегрузки команды и способствует поддержанию стабильного рабочего процесса.
Лимиты WIP позволяют сосредоточиться на завершении текущих задач, прежде чем брать в работу новые. Этот способ помогает команде не тратить ресурсы на переключение и быстрее завершать проекты.
Помимо лимитов на количество задач в работе, в канбан важно расставлять приоритеты между ними. Иными словами, все карточки с задачами должны быть рассортированы по степени важности.
Обычно наиболее приоритетные задачи помещают в верхней части списка в колонке «запланировано» и продвигаются по доске быстрее остальных.
Правильная приоритезация помогает уменьшить задержки и ускорить выполнение критически важных задач. Но такой статус не считают константой. То есть в процессе работы приоритеты могут меняться, что необходимо, чтобы команда могла гибко реагировать на новые обстоятельства.
Для оценки эффективности используют пять ключевых метрик.
Классы обслуживания в канбане помогают управлять разными типами задач с учетом их приоритета и особенностей выполнения. Есть четыре главных класса обслуживания:
Использование классов обслуживания позволяет правильно распределять ресурсы и обеспечивать своевременное выполнение критически важных задач. Это помогает избежать ситуации, когда менее важные задачи затмевают более приоритетные и срочные.
При всех своих достоинствах, этот инструмент подходит не всем командам и зачастую его внедрения сталкивается с трудностями.
С точки зрения бизнеса, главный минус Kanban — отсутствие строгих временных рамок. В Kanban не устанавливают жесткие дедлайны для выполнения задач, что может привести к затягиванию сроков.
К тому же заказчик обычно хочет изначально знать дедлайны, а в этой методологии обычно используют прогнозы с вероятностью.
Kanban считают идеальным инструментом для работы в небольших командах. При масштабировании возможны проблемы. В рамках досок не всегда можно эффективно визуализировать объем работ при кратном увеличении числа исполнителей.
Также в Kanban нет четких ролей, что не так важно в маленьких командах, но в больших может привести к размыванию ответственности.
Чтобы методология работала эффективно, команде необходимо постоянно следить за актуальностью канбан-доски, корректировать лимиты WIP, и своевременно обновлять статусы задач. Это требует высокой самоорганизации и дисциплины, что может быть проблемой для начальных этапов внедрения.
Kanban и Scrum — два самых популярных метода управления проектами в IT. Хотя оба подхода относятся к гибким методологиям (Agile), у них есть серьезные различия.
Scrum организован вокруг фиксированных итераций, называемых спринтами, которые обычно длятся от одной до четырех недель.
В начале каждого спринта команда выбирает набор задач, который будет завершен к его концу. Этот процесс требует тщательного планирования и фиксированного времени для выполнения работы.
Kanban, напротив, не использует фиксированных итераций. Вместо этого задачи выполняют непрерывно по мере их поступления, что делает процесс более гибким и позволяет адаптироваться к изменениям в приоритетах в реальном времени.
В Scrum команда обязана завершить все задачи, взятые в работу на спринт, до его окончания. Таким образом, перед началом спринта необходимо провести планирование и оценку.
В Kanban нет таких ограничений: команды управляют рабочей нагрузкой через ограничение незавершенной работы (WIP). Это означает, что в каждый момент времени команда работает только над определенным количеством задач, что помогает избежать перегрузки.
Scrum предполагает, что после начала спринта задачи и цели остаются неизменными до его завершения. Это дает команде определенную стабильность, но может быть недостатком, если приоритеты внезапно меняются.
В Kanban изменения можно вносить в любое время. Новые задачи добавляются по мере необходимости, что делает процесс гибче и позволяет быстрее реагировать на изменения.
В Scrum команда проводит ретроспективу после каждого спринта, где анализируют успехи и неудачи, и разрабатывают планы по улучшению работы в будущем.
В Kanban процесс улучшения непрерывен и происходит по мере накопления данных и анализа метрик, таких как время цикла и скорость потока. Это позволяет команде вносить корректировки на основе фактической производительности в любой момент.
Самые популярные решения для ведения канбан-досок — Trello и Jira — объявили о своем уходе. В сентябре 2024 года они отключат российских пользователей окончательно. Но у них есть альтернативы на рынке.
Продукт компании JetBrains, предлагающий пользователям гибкие инструменты для работы с канбан-досками. Он позволяет настраивать процессы, отслеживать задачи и автоматизировать рутинные действия.
Особенность YouTrack — мощный механизм поиска и фильтрации задач, что делает его идеальным для управления сложными проектами. Однако, как и в случае с Jira, новички могут столкнуться с определенными трудностями при освоении всех возможностей системы.
Универсальная платформа для управления задачами, включающая интегрированные канбан-доски наряду с другими инструментами для управления проектами. ClickUp позволяет командам адаптировать интерфейс под свои нужды, создавать собственные виды досок и настраивать рабочие процессы.
Программное обеспечение можно использовать не только для канбана, но и для других методологий управления проектами. Однако система может оказаться избыточной для небольших проектов, где нужна только базовая функциональность досок.
Российское решение, стремительно набирающее популярность из-за санкций. Yandex.Tracker предлагает удобные канбан-доски, интеграцию с другими сервисами Яндекса и поддержку работы с большими объемами данных. Инструмент интересен своей экосистемой, но его функциональность не всегда способна удовлетворить потребности сложных проектов.
Еще одна российская система управления проектами, включающая возможность работы с канбан-досками. Мегаплан ориентирован на малый и средний бизнес и предлагает простые инструменты для управления задачами и проектами.
В числе преимуществ программного обеспечения — доступные цены и локализация под российский рынок, однако, по сравнению с более мощными решениями, такими как Jira или YouTrack, функциональность Мегаплана может быть недостаточной.