Канбан — это метод управления проектами в IT и часть Agile. Его используют, чтобы визуализировать задачи, над которыми работает команда. Расскажем, что такое Kanban и как работают его доски.
Канбан — эффективный способ управлять потоками интеллектуальных задач. Он основан на простой и наглядной системе карточек. При помощи Kanban визуализируют процессы и следят за дедлайнами.
История Kanban
Канбан как метод управления задачами и рабочими процессами возник в Японии в середине XX века. Его история начинается с компании Toyota, где методику разработали в рамках системы «бережливого производства» (Lean). Основной целью канбана стало улучшение производительности и уменьшение потерь, что было важно в условиях послевоенной Японии с ограниченными ресурсами.
Изначально его использовали не только на производстве. Само слово «kanban» в переводе с японского означает «визуальная карточка» или «сигнальная доска». Тогда это была физическая доска с прикрепленными к ней карточками, которые передвигали работники. Их применяли для визуализации работы на различных стадиях производственного процесса.
Когда материалы или компоненты использовались, работники размещали карточку на определенное место, что служило сигналом для пополнения запасов. Таким образом, канбан позволял не допускать избытка ресурсов и обеспечивать точное количество необходимых материалов в нужное время.
Со временем канбан стали использовать не только на производстве, но и в сфере услуг, особенно в IT-индустрии.
В начале 2000-х годов методология канбан стала популярной среди команд, занимающихся разработкой софта, в которой необходимо было управлять большим количеством задач и изменяющихся приоритетов.
Этот инструмент взяли на вооружение создатели гибкой методологии разработки. Он стал важной частью философии Agile.
Для чего нужен канбан
Канбан используют для управления задачами и рабочими процессами. Его главная цель — оптимизация работы команды и повышение эффективности выполнения задач. Внедрение этого инструмента позволяет командам достигать ключевых целей и улучшать процессы.
Основные цели канбана:
- Визуализация рабочего процесса
Визуальное отображение задач на доске помогает членам команды лучше понимать, на какой стадии находится каждая задача, что требует немедленного внимания и где случаются проблемы.
Внедрение канбана помогает сократить время на мониторинг задач и распределение ресурсов.
- Уменьшение времени выполнения задач (lead time)
Канбан помогает уменьшить время, необходимое для выполнения задачи. Это достигается за счет ограничения незавершенной работы (Work In Progress, WIP).
- Повышение гибкости
В отличие от традиционных методологий, таких как водопад (Waterfall), канбан не требует строгого планирования и позволяет адаптироваться к изменениям в процессе работы.
Это особенно важно в динамичных средах, например, в IT, где приоритеты могут часто меняться. Канбан позволяет сократить время на разработку новых функций и быстрее реагировать на обратную связь от пользователей.
- Повышение прозрачности и улучшение коммуникации
Канбан-доска, доступная всем участникам команды, визуализирует общую картину работы над проектом, что позволяет избежать недопонимания. Это особенно важно в распределенных командах, в которых сотрудники зачастую работают удаленно.
- Оптимизация процессов
Канбан предусматривает регулярный анализ и оптимизацию рабочих процессов. Например, компании, внедрившие канбан, могут использовать метрики, такие как время цикла (cycle time) и скорость потока (throughput), для измерения производительности и выявления узких мест.
Регулярный анализ данных позволяет улучшать процессы на основе фактической информации, что ведет к росту эффективности.
Из чего состоит канбан
Рассмотрим основные понятия этого инструмента планирования, на которых строится работа с ним.
Доски
Канбан-доска — визуальный инструмент, который используется для управления задачами и проектами. Она разделена на колонки, каждая из которых представляет этап рабочего процесса, начиная от поступления задачи до ее завершения. Колонки могут варьироваться в зависимости от конкретного процесса, но обычно включают стандартные этапы: «запланировано», «в работе» и «завершено».
Карточки
Каждую задачу в канбан визуализируют при помощи карточки. В нее размещают информацию о задаче: описание, назначенный исполнитель, срок и другие детали. Карточки перемещаются между колонками по мере продвижения работы, что помогает команде отслеживать прогресс.
Статусы
Статусы карточек указывают на текущую стадию выполнения задачи. Основные статусы: «назначена», «в процессе», «на проверке» и «готово». Благодаря им, вся команда может видеть, на каком этапе находится каждая задача и что нужно для ее завершения.
Каденции
Каденции в канбане — регулярные встречи или события, которые помогают команде оценивать и улучшать рабочий процесс. Существует семь основных видов каденций:
- Планирование доставки (Delivery Planning Cadence) — регулярная встреча, где обсуждают и планируют предстоящие задачи и поставки. Эта каденция помогает управлять приоритетами и обеспечивать своевременное выполнение задач.
- Ревью рисков (Risk Review Cadence) — встреча для обсуждения потенциальных рисков и проблем, которые могут возникнуть в процессе работы. Здесь анализируют возможные препятствия и разрабатывают стратегии для их предотвращения.
- Обновление рабочей политики (Service Delivery Review Cadence) — на ней обсуждают текущие рабочие процессы и принимают решения о необходимых изменениях.
- Улучшения (Operations Review Cadence) — встреча, на которой команда анализирует производительность, выявляет узкие места и разрабатывает планы по повышению эффективности.
- Приоритезация (Replenishment Cadence) — на ней обновляют и приоритезируют бэклог задач. Это позволяет команде сосредоточиться на наиболее важных задачах и избегать перегрузки.
- Ретроспектива (Strategy Review Cadence) — анализ достигнутых результатов и обсуждение стратегий на будущее. Команда рассматривает, что было сделано хорошо и что можно улучшить.
- Управление операциями (Operations Review Cadence) — обсуждение операционных аспектов работы. Например, распределения ресурсов, управления временем и использования инструментов.
Лимиты
Важнейший принцип канбана — ограничение количества незавершенных задач, или WIP (Work In Progress). Лимиты WIP устанавливают для каждой колонки на доске.
То есть команда прописывает, сколько задач может быть одновременно в работе на доске. Это ограничение помогает избежать перегрузки команды и способствует поддержанию стабильного рабочего процесса.
Лимиты WIP позволяют сосредоточиться на завершении текущих задач, прежде чем брать в работу новые. Этот способ помогает команде не тратить ресурсы на переключение и быстрее завершать проекты.
Приоритеты
Помимо лимитов на количество задач в работе, в канбан важно расставлять приоритеты между ними. Иными словами, все карточки с задачами должны быть рассортированы по степени важности.
Обычно наиболее приоритетные задачи помещают в верхней части списка в колонке «запланировано» и продвигаются по доске быстрее остальных.
Правильная приоритезация помогает уменьшить задержки и ускорить выполнение критически важных задач. Но такой статус не считают константой. То есть в процессе работы приоритеты могут меняться, что необходимо, чтобы команда могла гибко реагировать на новые обстоятельства.
Основные метрики в Kanban
Для оценки эффективности используют пять ключевых метрик.
- Время прохождения (Lead Time) — время от момента поступления задачи в систему до завершения. Lead Time включает все этапы, начиная с планирования и заканчивая выполнением.
- Время цикла (Cycle Time) — время, нужное для завершения задачи от начала до конца. Она позволяет оценить скорость выполнения задач и выявить узкие места в процессе. Фактически Cycle Time это часть Lead Time, в которую входит только активное время работы над задачей.
- Скорость потока (Throughput) — количество задач, завершенных за определенный период. С его помощью оценивают производительность команды и выявляют тренды в рабочем процессе.
- Количество незавершенных задач (WIP) — количество задач, которые находятся в работе в любой момент времени. WIP-метрика помогает контролировать нагрузку и поддерживать стабильный рабочий процесс.
- Коэффициент выполнения (Completion Rate) — соотношение между количеством поставленных и завершенных задач. Показатель помогает оценить, насколько эффективно команда закрывает задачи.
Классы обслуживания
Классы обслуживания в канбане помогают управлять разными типами задач с учетом их приоритета и особенностей выполнения. Есть четыре главных класса обслуживания:
- Экстренный (Expedite) — требуют немедленного выполнения и обладают наивысшим приоритетом. Их выполняют в первую очередь, вне зависимости от других задач на доске.
- С фиксированной датой (Fixed Date) — нужно закрыть к определенной дате. Их планируют и выполняют в соответствии с установленными сроками.
- Стандартный (Standard) — не имеют строгих сроков, но должны быть выполнены в разумное время. Этот класс обслуживания используют для большинства задач на канбан-доске.
- Низкий приоритет (Intangible) — их выполнение можно отложить без значительных последствий. Ими команда занимается, если есть свободное время.
Использование классов обслуживания позволяет правильно распределять ресурсы и обеспечивать своевременное выполнение критически важных задач. Это помогает избежать ситуации, когда менее важные задачи затмевают более приоритетные и срочные.
Недостатки Kanban
При всех своих достоинствах, этот инструмент подходит не всем командам и зачастую его внедрения сталкивается с трудностями.
С точки зрения бизнеса, главный минус Kanban — отсутствие строгих временных рамок. В Kanban не устанавливают жесткие дедлайны для выполнения задач, что может привести к затягиванию сроков.
К тому же заказчик обычно хочет изначально знать дедлайны, а в этой методологии обычно используют прогнозы с вероятностью.
Kanban считают идеальным инструментом для работы в небольших командах. При масштабировании возможны проблемы. В рамках досок не всегда можно эффективно визуализировать объем работ при кратном увеличении числа исполнителей.
Также в Kanban нет четких ролей, что не так важно в маленьких командах, но в больших может привести к размыванию ответственности.
Чтобы методология работала эффективно, команде необходимо постоянно следить за актуальностью канбан-доски, корректировать лимиты WIP, и своевременно обновлять статусы задач. Это требует высокой самоорганизации и дисциплины, что может быть проблемой для начальных этапов внедрения.
Чем Kanban отличается от Scrum
Kanban и Scrum — два самых популярных метода управления проектами в IT. Хотя оба подхода относятся к гибким методологиям (Agile), у них есть серьезные различия.
- Структура процесса
Scrum организован вокруг фиксированных итераций, называемых спринтами, которые обычно длятся от одной до четырех недель.
В начале каждого спринта команда выбирает набор задач, который будет завершен к его концу. Этот процесс требует тщательного планирования и фиксированного времени для выполнения работы.
Kanban, напротив, не использует фиксированных итераций. Вместо этого задачи выполняют непрерывно по мере их поступления, что делает процесс более гибким и позволяет адаптироваться к изменениям в приоритетах в реальном времени.
- Управление рабочей нагрузкой
В Scrum команда обязана завершить все задачи, взятые в работу на спринт, до его окончания. Таким образом, перед началом спринта необходимо провести планирование и оценку.
В Kanban нет таких ограничений: команды управляют рабочей нагрузкой через ограничение незавершенной работы (WIP). Это означает, что в каждый момент времени команда работает только над определенным количеством задач, что помогает избежать перегрузки.
- Управление изменениями
Scrum предполагает, что после начала спринта задачи и цели остаются неизменными до его завершения. Это дает команде определенную стабильность, но может быть недостатком, если приоритеты внезапно меняются.
В Kanban изменения можно вносить в любое время. Новые задачи добавляются по мере необходимости, что делает процесс гибче и позволяет быстрее реагировать на изменения.
- Улучшение процессов
В Scrum команда проводит ретроспективу после каждого спринта, где анализируют успехи и неудачи, и разрабатывают планы по улучшению работы в будущем.
В Kanban процесс улучшения непрерывен и происходит по мере накопления данных и анализа метрик, таких как время цикла и скорость потока. Это позволяет команде вносить корректировки на основе фактической производительности в любой момент.
Не только Trello: лучшие канбан-доски
Самые популярные решения для ведения канбан-досок — Trello и Jira — объявили о своем уходе. В сентябре 2024 года они отключат российских пользователей окончательно. Но у них есть альтернативы на рынке.
- YouTrack
Продукт компании JetBrains, предлагающий пользователям гибкие инструменты для работы с канбан-досками. Он позволяет настраивать процессы, отслеживать задачи и автоматизировать рутинные действия.
Особенность YouTrack — мощный механизм поиска и фильтрации задач, что делает его идеальным для управления сложными проектами. Однако, как и в случае с Jira, новички могут столкнуться с определенными трудностями при освоении всех возможностей системы.
- ClickUp
Универсальная платформа для управления задачами, включающая интегрированные канбан-доски наряду с другими инструментами для управления проектами. ClickUp позволяет командам адаптировать интерфейс под свои нужды, создавать собственные виды досок и настраивать рабочие процессы.
Программное обеспечение можно использовать не только для канбана, но и для других методологий управления проектами. Однако система может оказаться избыточной для небольших проектов, где нужна только базовая функциональность досок.
- Yandex.Tracker
Российское решение, стремительно набирающее популярность из-за санкций. Yandex.Tracker предлагает удобные канбан-доски, интеграцию с другими сервисами Яндекса и поддержку работы с большими объемами данных. Инструмент интересен своей экосистемой, но его функциональность не всегда способна удовлетворить потребности сложных проектов.
- Мегаплан
Еще одна российская система управления проектами, включающая возможность работы с канбан-досками. Мегаплан ориентирован на малый и средний бизнес и предлагает простые инструменты для управления задачами и проектами.
В числе преимуществ программного обеспечения — доступные цены и локализация под российский рынок, однако, по сравнению с более мощными решениями, такими как Jira или YouTrack, функциональность Мегаплана может быть недостаточной.
